給与明細は捨てないで保管しておこう。その理由と保管方法・保管期間とは?

給与明細は捨てないで保管しておこう。その理由と保管方法・保管期間とは?

 

 

サラリーマンやOLのみなさん、お給料明細ってどうしていますか?

 

まさか...見ないで捨てちゃうなんてことしていないですよね?

 

お給料明細には、大切なお金の情報が盛りだくさん。

 

「見てもわからないし、見ても振り込み額変わらないし...。」なんて言わずに、きちんと取っておいてくださいね。

 

最低限のお給料の仕組みを知っておいたり、自分なりに管理をすることってすごく大切です。

 

あまりにも知らないでいると、あとで痛い目を見ることになりますから。

 

というわけで今回は、なぜ給与明細を捨てないで取っておいて欲しいかについて解説していきます!

 

 
 

 

 

 

給与明細をすぐ捨てる人がいます

 

私が総務課でお給料の担当をしていて分かったのが、「給与明細の再発行をお願いします。」と言ってくる人が多いということ。

 

役所で記入する書類の添付、保険会社に提出する添付書類、何かに必要になったのでしょう。

 

いつもはもらってもすぐにどこかにやってしまう給与明細が、急に必要になることがあります。

 

覚えておいていただきたいのは、会社によって当然異なるとは思いますが、給与明細をすぐに再発行はできないというところも多いということです。

 

会社によっては給与計算自体を外注していて再発行に時間がかかる、そもそも再発行を受け付けていないなど、思っているほど簡単にはいきません。

 

当然給与明細データはありますし、会社控え用も保管はしてはありますが、再発行依頼が来た時点で私たち給与担当はかなりしらけています。

 

「自分の給与明細ぐらいきちんと取っておくのが当然」そう思っているからです。

 

 

 

 

 

給与明細はなぜ必要?

 

 

そもそも、所得税法では

給与を支払う者は給与の支払を受ける者に支払明細書を交付しなくてはならない(所得税法第231条)

と定められています。

 

必ずしも給与明細という名称でなくてもいいのですが、給与明細という形で、所得税以外の項目も詳細に明記したものを発行することが当然望ましいでしょう。

 

給与明細は、法律に基づいて渡されている大切なものなんですね。

 

私たちにとっての給与明細は残業代の未払いや社会保険料の徴収漏れ、税金の確認などで過去のお金を証明するときの証拠となることがあります。

 

 

 

自分の身は自分で守ろう

 

以前、ニュースでかなり取り上げられましたが、年金データが抜け落ちていて年金が正しく計算されていないということがありました。

 

私の会社にも、自分の社会保険の加入歴を確認すべく、過去に勤めていたであろう、知らないおじいさん・おばあさんから問い合わせの電話もありました。

 

社会保険の加入歴の証明としても、給与明細はわかりやすい証明方法となります。

 

社会保険料を払っていたのに年金に反映されていない場合など、年金事務所に問い合わせる際にも給与明細があると良いですね。

 

給与明細をきちんと取っておくことで、自分の身を守ることもあるということを覚えておきましょう。

 

 

 

 

給与担当だって人間。計算ミスもある

 

 

言い訳をするわけではありませんが、給与が間違えているということもあります。

 

本人の申請の問題、システムの問題、人為的なミスの場合、理由は様々です。

 

しかし、結局のところ給与処理を行うのは人間です。(システム管理であっても管理は人間がします)

 

誤って支給されていた手当を後で返金することになったケースだってあります。

 

給与明細をきちんと毎月チェックすることによってお金が返ってくることだってあるのです。

 

給与明細をしっかりと確認することで自分のお金を守ることにもなるのですね。

 

※給与明細の見方はこちらの記事でも詳しく解説しています。

給与明細の見方はここに気をつけて!元給与担当者が教える給与明細の基礎知識 

 

 

 

 

どこまで取っておけば良いの?

 

ここまで給与明細を取っておく必要があることについてお話しましたが、

 

大切なのは

 

「いつでも確認できる状態にしてあること」

 

「自分の給料をチェックする癖をつけること」

 

です。

 

何年も前の給与明細であればデータで取ってあればいいでしょう。

 

例えば写真を撮ってパソコンで管理しておくなどでも良いのではないかなと思います。

 

年金や残業代の未払いの過去の分の証明としては、十分な証拠になり得ます。

 

ただ、急に給与明細が必要になる理由として、生命保険会社の休業証明の添付書類や会社の家族手当の申請など企業に提出する必要があることがあります。

 

企業の規定によっては原本でないと認められないところもあるので、ある程度の分は原本で取っておいた方が安心です。

 

目安としては、労働基準法の賃金請求の時効や雇用保険料の時効が2年であることを考えると、2年分は原本があると良いですね。

 

特に会社で源泉徴収票が発行されるまでの1年間は、外部へ提出できる給与証明としては給与明細しかないので、1年間分は最低限必要かなと思います。

 

2年経ったらデータ化してシュレッダーにかけるなどするのが現実的な保管方法ではないでしょうか。

 

 

 

 

最後に:給与明細を見る習慣が貯め体質への一歩

 

そもそも、毎月の給与明細を見ない人は「どうせ給料は変わらないし」とか思っていませんか?

 

そういう方はお金に対する意識が薄いため、もともと貯め体質でない方が多いです。

 

※たとえば保険料がひそかに変わっていたと知らない方も。

厚生年金保険料率の段階的引き上げの話。平成29年度で一区切りだよ 

 

今月から社会保険料があがったんだと思えば無駄遣いを控えるかもしれないし、お子さんが生まれたら、申請すれば扶養手当がもらえるかもしれません。

 

変わり映えしない給与明細であっても、毎月必ずチェックする習慣をつけることでお金に対する意識も変わってくるものです。

 

最後にもう一度、給与明細は捨てないでくださいね。

 

 


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