給与明細は捨てないで保管しておこう。その理由と保管方法・保管期間とは?

給与明細は捨てないで保管しておこう。その理由と保管方法・保管期間とは?

 
 ※この記事は2018/8/29に加筆・修正しました。

 

サラリーマンやOLのみなさん、給料明細をもらった後、どうしていますか?

 

まさか...見ないで捨ててしまうなんてことしていないですよね?

 

給料明細には、大切なお金の情報が盛りだくさん記載されています。

 

「見てもわからないし、見ても振り込み額変わらないし...。」なんて言わずに、きちんと取っておいてくださいね。

 

最低限、自社の給料の仕組みを知っておき、自分なりに管理をすることがとても大切です。

 

あまりにも給料明細を放っておくと、あとで痛い目を見ることになりますよ。

 

というわけで今回は、なぜ給与明細を捨てないでほしいかの理由を解説するとともに、保管方法、保管期間にも触れていきます。

 

 

 

 

 

 

 

給与明細をすぐ捨てる人がいます

 

私が総務課で給与担当をするようになって知ったのが、「給与明細の再発行をお願いします。」と言ってくる人が多いということです。

 

役所や保険会社に提出する添付書類なのか分かりませんが、何かに必要になったのでしょう。

 

いつもはもらってもすぐにどこかにやってしまう給与明細が、急に必要になることがあります。

 

覚えておいていただきたいのは、会社によって異なるものの、給与明細をすぐに再発行はできないことも多いということです。

 

たとえば、給与計算を外注していて再発行に時間がかかる、そもそも再発行を受け付けていないなど、思っているほど簡単にはいきません。

 

もちろん、給与明細データは残っていますし、会社控え用の保管はしてはあります。

 

しかし、再発行依頼が来た時点で、わたしたち給与担当はかなりしらけています。

 

「自分の給与明細ぐらいきちんと取っておくのが当然」

 

そう思っているからです。

 

 

 

 

 

給与明細はなぜ必要?

 

 

所得税法では

給与を支払う者は給与の支払を受ける者に支払明細書を交付しなくてはならない(所得税法第231条)

と定められています。

 

必ずしも「給与明細」という名称でなくても良いのですが、「できるだけ給与明細という形で、所得税以外の項目も詳細に明記したものを発行する」ことが望ましいとされています。

 

給与明細は、法律に基づいて渡されている大切なものなのですね。

 

もっとも、法律で規定されているから大切、というわけではありません。

 

私たちにとっては、残業代の未払いや社会保険料の徴収漏れ、税金の確認などで過去のお金を証明するときの証拠となることがあります。

 

 

 

 

 

自分の身は自分で守ろう

 

以前、年金データが抜け落ちていて、年金が正しく計算されていないといった騒動がありました。

 

ニュースでもかなり話題になりましたね。

 

私が勤めていた会社にも、自分の社会保険の加入歴を確認すべく、過去に勤めていたであろう人たちから問い合わせの電話もありました。

 

社会保険の加入歴を明らかにするために、給与明細はわかりやすい証明方法となります。

 

社会保険料を払っていたのに年金に反映されていない場合は、年金事務所に問い合わせることになりますが、そのときにも給与明細があると良いですね。

 

「わたしはこのように社保料を払っていましたよ。」という証明になります。

 

給与明細をきちんと取っておくことで、自分の身を守ることもあることを覚えておきましょう。

 

 

 

 

給与担当だって人間。計算ミスもある

 

 

元給与担当として言い訳をするわけではありませんが、給与計算が間違えているということもあります。

 

本人の申請の問題、システムの問題、人為的なミス、理由はさまざまです。

 

しかし、結局のところ給与処理を行うのは人間です。(システム管理であっても、その管理は人間がします)

 

実務の経験から言えば、誤って支給されていた手当を後で返金することになったケースもあります。

 

給与明細をきちんと毎月チェックすることによって、大切なお金が返ってくることがあるのです。

 

給与明細が自分のお金を守ることにもなるのですね。

 

※給与明細の見方はこちらの記事でも詳しく解説しています。

給与明細の見方はここに気をつけて!元給与担当者が教える給与明細の基礎知識 

 

 

 

 

いつの分まで取っておけば良いの?

 

ここまで給与明細を取っておく必要があることについてお話しましたが、

 

大切なのは、

 

「いつでも給料を確認できる状態にしてあること」

 

「自分の給料をチェックする癖をつけること」

 

です。

 

何年も前の給与明細であれば、紙ではなく、データで取ってあれば良いでしょう。

 

たとえば、写真を撮ってパソコンで管理しておくことも一つの方法です。

 

原本でなかったとしても、年金や残業代の未払いの過去の分の証拠となり得ます。

 

ただし、急に給与明細が必要になる理由として、

 

生命保険会社に休業証明の添付書類として提出する
配偶者が勤務先で家族手当の申請をする

 

こんなケースがあります。

 

生命保険会社や企業の規定によっては、給与明細の原本でなければ認められないことがありますので、ある程度の分は原本で取っておいた方が安心です。

 

目安としては、2年分は原本があると良いですね。

 

理由は、労働基準法における賃金請求や雇用保険の時効が2年だからです。

 

最低でも、1年間分は必要かなと思います。

 

勤務先で源泉徴収票が発行されるまでの1年間は、外部へ提出できる給与証明としては給与明細しかないからです。

 

源泉徴収票があれば、給与明細をまとめたようなものですので、給与明細でなければいけない理由は薄れます。

 

 

 

 

 

給与明細の保管方法は?

 

給与明細を何年分も原本で取っておくのは、保管方法の問題も生じます。

 

ファイルに入れておくにしても、何年分もの給与明細をファイルに整理するのは大変です。

 

引き出しや棚が給与明細で埋まってしまっては、家の中が整理されず、それこそお金が貯まりません。

 

そもそも、先ほどお伝えしたとおり、時効の問題や、源泉徴収票の存在もあり、何年も前の「給与明細の原本」が必要になることは稀です。

 

2年経ったらデータや写真で残し、原本はシュレッダーにかける。

 

これが現実的な保管方法ではないでしょうか。

 

 

 

 

 

最後に

 

いかがでしたか?

 

今回は、給与明細を取っておくべき理由と、保管期間や保管方法を紹介しました。

 

毎月の給与明細を見ない人は「どうせ給料は変わらないし」と思っていることも多いです。

 

そもそもそういう方は、お金に対する意識が薄いため、貯め体質ではありません。

 

社会保険料が上がったと思えば無駄遣いを控えるかもしれないし、お子さんが生まれたら、申請によって扶養手当がもらえるかもしれません。

 

変わり映えしない給与明細であっても、毎月必ずチェックする習慣をつけることでお金に対する意識も変わってくるものです。

 

最後にもう一度、給与明細は捨てないでくださいね。

 

 


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