【定時帰りのSTEP2.】定時で帰るために今すぐ始めるべき9の方法
※この記事は2018/6/17に執筆しました。
前回の記事では、定時で帰るためには、まずは心の持ち方が重要だというお話をしました。
STEP1.で定時帰りのための気持ちを整理したら、次は具体的に何をすべきかを見ていきましょう。
STEP1.をまだお読みでない方は、以下の記事で確認してください。
できることから一つ一つやっていくうちに、いつの間にか定時前に仕事が終わっていることに気づくと思います。
この記事では、わたしが定時で帰るために実践していた方法を9つ紹介します。
1.ギリギリ出社はもうやめる
人より早く出勤するだけでも電車はすいていますし、社内に人が少ないので集中して仕事ができます。
そういう意味でわたしは早朝出勤推進派ですが、中には「朝残業するなら結局一緒だ。朝早く起きると睡眠時間が削られるし、朝は残業代がつかないこともあって損する。」と思う人もいるようです。
しかし、全然一緒ではありません。
時間効率の面で全く違うのです。
早朝出勤が無意味だという人に限って始業時間ギリギリに出社し、始業開始から30分〜1時間くらいは、メールの返信に追われたり、今日の予定を立てたりして、実質的な始業時間はあと倒しされていることが多いのではないでしょうか。
そうなれば定時帰りは難しくなります。
何も、始業2時間前に出社した方がいいとは言いません。
30分程度なら睡眠時間を削らなくても叶うのではないでしょうか。
ギリギリに出社していいことは何もありません。30分早く出社することを目指しましょう。
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2.後輩はちゃんと育てる
後輩を育てるのは面倒だし、ストレスも溜まります。
わたしも新卒の教育担当になったとき、どうしてこんなに何もできないのかと、よくイライラしたものです。
今思えば、わたしの新卒時代よりずっと優秀なのですがね。OLを何年もやっていると、自分が新卒時代にできなかったことなんて忘れてしまいます。
しかし、後輩はちゃんと育てることが、自分のためにも、後輩のためにも、会社のためにもなります。
よく、「自分でやった方が早いから。」とろくに後輩を育てようとせずに仕事を抱え込み、結局残業が多くなる人がいますが、やめましょう。
今の若い方は無気力だなんて言われますが、ガツガツしたり、大きな声をだしたりできないだけで、実はしっかりやる気があることも多いです。
後輩が育ってくれれば、今までと同じ量の仕事をやる必要もなくなり、協力してできることも増え、チームでの仕事がスムーズにいきます。
戦力を一人増やすことで、職場全体の残業も減るはずです。
3.仕事は得意な人に任せる
残業が多くて定時帰りができないのは、単純に仕事量が多いことも要因です。
自分の仕事量を減らすためには、得意な人に任せることです。
会社組織にいるのだから、自分一人で何でもする必要もありません。
人には得意なことと不得意なことがあります。
そう気づいてからは、重たくて大変そうなものがあれば若くて力持ちの男子にお願いしたし、よく分からないパソコンのシステムについては、パソコンが得意な人に任せていました。
肩の力を抜き、人に甘えられるようになると、仕事のストレスも減り、定時帰りもできるようになります。
何でもできるようになろうとしても、貴重な業務内の時間を無駄にするし、一連の流れの中で誰かを待たせることにもなります。
反対に、自分が得意で相手が苦手なことは、「それ、やりましょうか？」と申し出ます。
相手は苦手でやりたくないことなので、とても助かると言ってくれます。
自分が得意なことなので苦にならないし、早くできますよね。
もちろん、なんでもかんでも人任せにしていると、「お前は一体何ならできるんだ？」と言われてしまうかもしれませんので、最低限のスキルや知識は身に付ける必要があります。
仕事上、本当に覚えないといけないと思ったら平日の夜や週末に勉強すればいいです。
わたしは事務員7年目にして、「ここではもっとエクセルができないとやばい。」と思い、パソコン教室に通ったりもしました。
4.その場で処理できる仕事はすぐに終わらせる
1日の仕事を計画的におこなおうとしていても、上司から「悪いけどこれ、やっておいてもらっていい？」と頼まれることもあります。
今別の仕事をしているなら、後回しにすることも考えられるでしょう。
しかし、短時間で終わるような仕事であれば、後回しにせず、すぐに終わらせてしまった方がいいです。
なぜなら、後回しにしても、また別の人から仕事の依頼がきたりして、どんどん溜まっていくからです。
たとえそれぞれは小さくて緊急性のない仕事でも、溜まってしまうと大きなひとつの仕事になってしまいます。
いくら急ぎではないと言われても、ずっと放っておくこともできません。
精神的にも、人から頼まれた仕事を抱えていることで気になってしまい、今の仕事への集中力が下がってしまいます。
もちろん、なんでもかんでも頼まれた仕事を今やるというわけではありません。
やはり優先順位がありますので、今取り組んでいる仕事が緊急性の高いものであれば、優先すべきは今の仕事です。
ただし、このときは「今の仕事を何日までに終わらせる必要があるので、それが終わってからでもよろしいでしょうか？」と確認しておく必要があります。
こう伝えておくと、依頼者が急いでいるときは、別の人に頼む選択肢も生まれます。
何も言わず受けておいて、いつになってもやらないのは無責任になってしまいます。
5.休憩時間は皆より5分早く切り上げる
わたしが以前いた職場では、休憩室で一緒に食事を摂った後、皆同時に休憩室をでていき、皆一緒にトイレで歯磨きをする、という一連の流れが当たり前になっていました。
ところが、皆一緒にトイレの手洗い場を使うことで、その時間帯だけ手洗い場が混雑し、口をゆすぐのも順番待ち。
周りに気を使いながら歯を磨くことにもなります。
入社当初は周りにあわせていたのですが、途中から馬鹿馬鹿しくなり、ひとりで5分くらい早めに切り上げて休憩室を出ていくようにしました。
誰もいないトイレで歯磨きをし、午後の就業時間が始まる前には席につき、軽くメールをチェックします。
たった5分の違いでしたが、皆がぞろぞろと休憩から戻ってメールをチェックし始める頃には、わたしはすでに集中モードに入ることができていました。
休憩はとるべきだが皆にあわせる必要は薄い
休憩はしっかりとるべきです。
休憩しないで仕事をしても、作業効率が下がってしまうので逆効果だからです。
しかし、周りにあわせてギリギリまでとる必要はありません。
自分のペースで切り上げ、少しだけ早めに午後の仕事をスタートさせた方が、夕方までの時間を有効的に使えます。
もちろん、最初からひとりでランチをすれば自分のペースが保てるのでそれが一番いいです。
環境的にひとりランチが難しい方（ひとりで食べると協調性がないと言われる、職場の人から距離を置かれてしまうなど）でも、ランチは一緒に楽しみ、5分早めに切り上げるくらいであれば文句も言われません。
6.仕事を始める前に終着点を確認しておく
会社員時代には、こんな人をよく見ました。
仕事を頼むとすぐに取り掛かってくれるのはいいのですが、先走って方向性をよく確認しないで手を付け始めてしまうので、途中で軌道修正を強いられ、逆に手間がかかってしまう人です。
仕事はすぐに取り掛かった方が、終わるまでの時間も短くなります。
しかし、きちんと終着点を確認してからでないと、二度手間、三度手間が発生します。
誰かに仕事を依頼されたら、まずは自分が依頼者の意図を正しく認識しているか、自分と依頼者との間にイメージの違いがないかを必ず確認しましょう。
「この仕事の最終形は〇〇で、具体的には△△といった形で仕上げればいいのですよね？」
と。
さらに、途中でいったん依頼者に見せて、認識に相違がないかを再度確認すると確実です。
いわゆる、報連相をこまめにするということですね。
7.帰宅前に明日の仕事メモを残しておく
毎日定時で帰るためには、日をまたぐ仕事を連動させることです。
会社員はその日中に終わる単発の仕事だけを抱えることばかりではなく、数日や数週間、数ヶ月かけて仕上げる仕事がでてきます。
しかし、一旦帰宅して家でリラックスすると、その日おこなった仕事を部分的に忘れてしまうので、次の日の朝になって「さて、今日は何から手をつけよう。」と考える時間が発生してしまいます。
そうではなく、1日の仕事を終えてもっとも仕事の流れを理解している帰宅前の時間帯に、翌日にやるべきリストを作成しておきます。
次の日にはすぐ思い出せるので、出勤と同時に仕事をすぐ始められます。
8.やらなくてもいい仕事は徹底的に省く
会社組織にいると、「この仕事は何のためにあるのだろう？」と疑問に思う業務があります。
先輩に目的を聞いても、「前の担当から引き継いだから。」と、よく分からない答えが返ってきたことがありましたが、つまりは目的がなく不要な仕事です。
慣習的にやっているだけの特になくても困らない仕事は、省いていきましょう。
自分の裁量で省けるならとことん省き、上司や先輩に働きかける必要があれば働きかけます。
明らかに不要だと思う仕事を勝手にやめてみたら、誰にも何も言われず、「あぁ、やっぱり不要だったんだな。」と思ったことがありましたよ。
念のためにと上司や先輩に相談した結果、「まぁ、とりあえずやっておいて。」と言われてしまったら、その中で省略できるものを探す、テンプレート化するなどして、極力手をかけない方法を考えます。
9.楽に仕事ができる方法を考える
必要な業務でも、今と同じ方法が適しているとは限りません。
わたしは会社員時代、運よく、とても優秀な人が教育係になってくれたことがあります。
仕事がとにかくできると社内でも評判だったその人に、「どうしてそんなに仕事ができるんですか？」と聞いたことがあります。
「仕事ができるわけではないけど、いつもどうやったら仕事が楽にできるかを考えています。」と教えてくれました。
具体例を聞くと、
ショートカットキーをたくさん覚える
エクセルの数式を駆使してフォーマットを作り、簡単に集計できるようにする
誰かに質問するときは複数の項目をまとめてから声をかけるようにする
誰かに説明するときは紙に書きながら分かりやすく伝える
とか、割と基本的なことでした。
基本的なことですが、やっていない人が多いので、人より仕事が早いです。
その人の口癖は「今ある仕事でも最後が同じならどんな方法でもいい。」でした。
わざわざ今までと同じように時間がかかる方法でなくてもいいですよね。
「楽して仕事をする」とは、サボるわけではなく、効率よく短時間で完成させる方法を考える、ということです。
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続いては、日本人でもっともありがちな「周りの人に気を使って帰れない。」人のために、定時帰りをとやかく言われない方法を紹介します。
定時帰りが実現したら将来に役立つ資格を取得してみは？
定時で帰ってもやることがない人や、仕事の質を上げたい人は、資格を取得してみてはいかがでしょうか。
わたしも毎日定時に帰りながら、社労士の資格を取得し、中小から大手に転職できた経験があります。
特徴別に資格の講座情報をまとめてみましたのでぜひ参考にしてみてください。
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| 日本スキンケア協会 | スキンケアアドバイザー | 美容部員、エステティシャン、ネイリスト、アロマセラピストなどのスキルアップに。将来独立の武器にもなる。 日本スキンケア協会公認！【スキンケアアドバイザー資格通信講座】 |